“타자기서 디지털로 몇년 만에 극적 변화… 접근 쉬운 기록관리 4차혁명 ‘보석’이죠”[공무원 어디까지 아니]
공공기록관리는 불과 수십 년 만에 타자기로 생산한 문서를 상자에 담아 보관하던 방식에서 클라우드를 활용한 디지털 기록관리로 몰라보게 달라지고 있다. 갈수록 중요성이 커지는 디지털 기록관리 분야를 수십년째 맡고 있는 이젬마 국가기록원 디지털혁신과 서기관은 전자기록물의 품질 확보 방안을 주제로 지난해 문헌정보학 박사 학위를 받을 정도로 디지털 기록 관리의 한 우물을 파고 있다. 보석을 뜻하는 라틴어에서 유래한 세례명에서 이름을 지었다는 이 서기관을 인사혁신처 도움을 받아 13일 정부대전청사에서 만났다.
-디지털 기록 관리 관련 업무만 수십년 했다.
“2020년부터 디지털혁신과에서 디지털 기록 관리 혁신, 디지털 전략 개발, 전자기록물 장기 보존 정책 개발 업무를 맡고 있다. 디지털혁신과는 기록정보화팀에서 발전한 부서인데 전체 공무원 경력 25년 가운데 9년은 기록 관리 표준을 개발하는 정책 부서에서, 6년은 포털 개발, 기록관리시스템과 전자기록관리 정책을 총괄하는 정보화 부서에서 근무했다고 할 수 있다. 특히 사무관 승진 후 2011년 표준협력과 표준팀장 자리에 지원해 9년가량 기록 관리 표준 개발에 전념한 건 지금도 보람 있게 생각한다. 일반직 공무원이 한 업무를 9년 가까이 한다는 것은 흔치 않은 일이다.”
-국제표준 개발에도 참여했는데.
“2012년부터 국제표준화기구(ISO) 기록관리분과(TC46/SC11)에서 국제표준 개발에 참여했다. 2016년부터 워킹그룹을 이끄는 컨비너(그룹장)를 맡았고, 각국의 전문가들과 함께 약 5년간 국제표준을 개발했다. 표준의 얼개와 초안을 만들고, 투표와 토론을 거치고 규정을 개정하는 과정은 책임감과 부담감이 이루 말할 수 없을 정도로 엄청났다. 표준 하나를 만드는 데 최소 4년이 걸린다. 각국 대표들이 저마다 국익을 위해 별것 아닌 것 같은 단어 하나를 두고도 엄청나게 논쟁을 벌이곤 했다. 때로는 너무나 힘들었지만 그 어떤 것과도 바꿀 수 없는 값진 경험이었다.”
-디지털 기록 관리 혁신이 추구하는 방향은 무엇인가.
“디지털 기록은 0과 1로만 구성된다. 사람이 알아볼 수 있도록 보여 줄 뿐 사실은 0과 1에 불과하다. 디지털 기술을 활용해서 업무를 하고 변화하는 세계에서는 그런 시대 변화에 부응하는 기록 관리가 필요하다. 데이터로 구성된 디지털 기록이 그 증거력을 유지하면서 잘 관리되기 위해서는 시스템별로 번번이 기록을 이관하기보다는 플랫폼과 같은 체계에서 기록이 결절 없이 흐르도록 해야 한다. 이미 우리는 ‘클라우드’라는 통합된 환경 속에 들어와 있다. 기록을 물리적으로 이동시키지 않고도 필요한 사람들이 기록에 접근해 관리하고 활용할 수 있는 환경이 구축된 셈이다. 디지털이 가진 장점을 십분 활용하면서 제4차 산업혁명 시대에 중심이 되는 데이터로도 활용될 수 있도록, 그래서 디지털 기록의 진가가 발휘될 수 있게 하는 것, 이것이 디지털 기록 관리 혁신이 추구하는 방향이 아닐까 생각한다.”
-디지털 기록 관리 혁신에서 가장 중요한 점이 뭐라고 보나.
“디지털 기록 관리 혁신은 디지털 기록의 생산에서부터 시작된다. 디지털 기록은 한번 생산되면 그 뒤에 그것을 다시 수정하거나 바로잡을 수 있는 기회가 거의 없거나 있더라도 매우 어렵기 때문이다. 지금처럼 급격하게 변화하는 디지털 환경에서는 공무원들의 일하는 방식도 하루가 다르게 바뀐다. 업무를 하면서도 편하게 기록을 생산하고, 생산된 기록은 변형 없이 온전히 관리되고 활용될 수 있도록 하는 것, 기록 관리를 위해 사람들을 압박하고 힘들게 하는 것이 아니라 일을 하면서 알게 모르게 다양한 기록이 생산될 수 있는 체계를 만드는 것이 디지털 기록 관리 혁신의 시작이다. 이를 위해 현재 디지털 기록의 생산체계 개선을 위한 연구개발 사업을 수행하고 있고, 지금까지 다루지 않았던 생산단계 영역들을 조사하면서 재미있게 연구를 진행하고 있다.”
-한국의 기록 관리 수준을 외국과 비교해 본다면.
“한국 정부는 국가 차원에서 모든 기관에 동일한 시스템을 적용하는 방식이 일반적인데, 외국 정부 관계자들 상당수가 그런 방식 자체를 낯설어한다. 통일된 시스템에 따라 일관된 방식으로 가는 것 자체는 우리나라가 앞서 가고 있다고 본다. 다만 그런 방식이 갖는 단점도 있다. 일률적인 시스템을 쓰다 보면 순발력 있게 대응하기가 쉽지 않다. 기록 관리의 기초가 되는 철학적인 부분에서 고민이 부족하고 기술지상주의 성향이 강한 것도 고민해야 한다. 한 외국 관계자한테서 철학적인 기반이 공고하지 않은 상태에서 속도만 빠르다 보면 자칫 주객전도가 될 우려가 있다는 얘길 들은 적이 있는데 귀담아들을 만한 충고라고 생각한다.”
-국가기록관리 업무를 시작한 계기가 궁금하다.
“문헌정보학과 석사를 마친 뒤 1995년 고려증권 자료실에서 사서로 근무했다. 당시만 해도 민간기업은 남녀 차별이 심했다. 여성은 결혼한 후 직장생활을 계속하기도 힘들었다. 차별이 없는 곳에서 계속 일하고 싶어 찾은 곳이 공직이었다. 1996년 총무처 7급 사서직 경력채용시험에 합격하면서 정부기록보존소에 입사했다. 공교롭게도 고려증권은 1년 뒤 외환위기로 도산했다. 일이 힘들 때마다 ‘기업 부도’라는 위기에서 평생 직장이 돼 준 국가기록원이 나에게 얼마나 고마운 곳인지 생각하곤 한다. 그렇게 시작한 인연이 25년째 이어지고 있다.”-기록 관리 체계 자체도 지난 수십 년 동안 많은 변화를 겪었다.
“공무원이 처음 될 때만 해도 정부기록보존소는 서울 종로구 창성동 본원에 30~40명 정도 일하는 총무소 소속 기관에 불과했는데 지금은 250명이 넘는 기관으로 성장했다. 더 중요한 건 기록 생산과 관리 방식이 몰라보게 달라졌다는 사실이다. 1990년대만 해도 컴퓨터와 타자기가 공존했다. 일부 나이 많은 공무원들은 여전히 타자기로 문서를 작성했다. 기록물은 사무관리 규정에 따라 수작업으로 이관을 받고, 목록도 수작업 혹은 아래아 한글로 작성해서 5.25인치 플로피 디스켓에 저장해 보관했다. 그럼에도 기록 관리 업무의 본질은 달라지지 않았다. 사람이 하던 걸 이제는 시스템이 하는 걸로 달라졌지만 시스템도 결국 사람이 관리하기 때문이다.”
-급변하는 디지털 시대에 기록전문가는 어떤 역할을 해야 할까.
“기록은 이제 다 시스템에서 생산하고 관리한다. 시스템을 모르면 기록 관리 자체가 불가능해진다. 기술적인 걸 다 알아야 할 필요는 없지만 기본적인 원리와 메커니즘은 알아야 한다. 그런 면에서 보면 기록전문가의 역할은 앞으로 큐레이터 역할로도 확장돼야 한다. 도서는 내용 자체가 중요하지만 기록은 왜 생산하고 누가 생산했는지가 중요하다. 기록은 결국 업무 자체를 하면서 나오는 거니까 기록에선 결국 업무분류를 통해 업무의 맥락을 보여 줄 수 있다.”
-본질적인 질문으로, 기록 관리가 왜 중요하다고 생각하나.
“기록은 여러 가지로 정의할 수 있다. 공공 영역에서 보면 기록은 행위의 증거다. 업무를 수행한 증거가 기록으로 남는다. 업무를 수행하는 과정에서 생산되는 기록물을 통해 책임성과 투명성이 담보된다. 민주주의가 제대로 작동하려면 국민들이 정책 결정 과정을 알 수 있어야 한다.”
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