◎98년이후엔 읍·면·동까지 확대 올 하반기부터 내무부와 시·도 사이에 전자우편공문이 등장하는 등 지방행정에 본격적인 전자문서관리시스템이 시행된다. 내무부는 21일 읍·면·동에 이르까지 모든 지방행정기관의 모든 PC를 통신망으로 연결해 전자우편과 전자결재제도 등을 운용토록 하는 「전산정보시스템 활용계획」을 마련했다. 상반기중 우선 8천3백만원을 들여 내무부 본부의 모든 PC에 통합사무자동화를 위한 소프트웨어를 설치하는 한편 「온라인」화해 부서간 공문서를 전자화면으로 처리한다. 이어 하반기부터 본부와 자치단체 사이 갖가지 공문서를 주고받을 때 일반우편물·팩시밀리 이외에 전자우편도 활용하게 된다. 전자우편은 94년 방재관리·선거상황관리 등 특수용도로 개통시킨 지방행정종합정보통신망(MOHA Net)으로 전달된다.「전산정보시스템 활용계획」이 마무리되는 98년 이후에는 내무부 본부에서 일선 읍·면·동까지 일관된 전자정보유통체계를 갖추게 된다. 내무부는 이와 관련,전자우편도 공문으로의 효력을 가질 수 있도록총무처와 협의해 사무관리규정을 개정키로 했다.

◎종이서류 사라져 시간절약·업무효율 향상 수출입 은행 임직원들은 새해들어 컴퓨터를 통해 관계 임직원들을 방문하지 않고도 결재를 받고 있다. 수출입은행의 컴퓨터에 의한 전자결재 시스템은 이렇다. 임직원들은 개인용컴퓨터와 통신망을 통해 일을 처리한다.밑에서 올라온 전자서류든,위에서 내려온 서류든 컴퓨터 화면을 통해 하면 된다.문제가 없으면 통과시키고 보완할 내용이 있으면 담당자에게 보내는 체제다.서류를 들고 직접 다닐 필요가 없어 시간을 절약할 수 있게됐고 업무효율도 높아질 것으로 기대된다.종전에는 결재를 받기 위해 윗사람 앞에서 대기해야 했다.특히 임원의 결재를 받으려면 기약없이 임원실 앞에서 기다려야 했던 일도 비일비재했다. 전자결재 제도가 도입되면서 이러한 시간낭비적인 행태와 서류가 사라지고 있다.대부분의 여직원들은 많게는 같은 서류를 30여곳이나 전달하는 등 그동안 「보조」적인 일을 했지만 이제는 보조 타이틀이 사라졌다.경협기금부의 신은희씨는 『이제는 서류를 들고 다른 부서를 돌아야하는 일이없어졌다』며 『보조업무보다는 고유업무를 하게됐다』고 전자결재를 반겼다. 문헌상수출입은행장은 출근과 동시에 컴퓨터 화면을 켜는 것으로 일과를 시작한다.문행장은 『종전에는 결재가 밀릴 경우 시간에 쫓겨 덜 중요한 경우에는 제대로 검토하지 못하는 경우가 많았다』며 『전자결재 제도가 시행돼 보다 신중하고 정확하게 일을 처리할 수 있게 됐다』고 말했다. 인력을 효율적으로 관리할 수 있는 장점도 있다.작년까지만해도 은행 본점 지하 50평의 창고에는 2백만장의 서류가 쌓여있었다.이런 문서를 4명이 관리하지만 이제는 컴퓨터기기를 관리하는 2명이면 족하다.종전에는 이런 서류중 일정시간이 지난뒤 폐기해왔으나 힘들게 서류를 보관할 필요도 없어졌다.컴퓨터를 통해 보관하고 폐기하면 된다.여직원들도 불필요한 일을 하지 않게돼 그만큼 인력에 여유도 생겼다.행원을 감원하지는 않더라도 신규 채용을 줄일 수 있게된 셈이다. 현재 본점 뿐 아니라 부산,대구,광주,창원 등 지점에서도 전자결재를 할 수 있다.내년부터는 인터넷으로 도쿄,뉴욕,런던 등 31개 해외사무소도 연결할 계획이다.장기신용은행과 산업은행도 내년부터는 전자결재 제도를 도입할 예정이다. 전자결재 제도가 쓸데없는 시간을 줄이고 생산성 향상에도 보탬이 되겠지만,임직원간에 자주 만날 기회도 적어지고 너무 업무 위주로 되는 등 인간적인 측면에는 부정적인 요인도 예상되고 있다.

◎수사·교통·경비업무 등 신속처리/일선경찰 의견수렴창구 활용도 일선 경찰서에도 첨단통신시대가 열린다. 서울 노량진경찰서는 24일 경찰서와 파출소 사이의 행정업무를 신속하게 처리하기 위해 이달말까지 본서와 관내 27개 파출소를 연결하는 온라인통신망을 설치키로 했다. 경찰서와 관내 파출소를 연결하는 컴퓨터통신망 설치는 전국 경찰 가운데 이번이 처음이다. 이 전산망은 각종 범죄예방등을 위한 업무처리의 신속화와 효율화는 물론 파출소의 다양한 의견수렴도 가능할 것으로 보여 경찰행정쇄신에도 큰 도움을 줄 것으로 기대되고 있다. 노량진서는 전산망완비를 위해 본서의 경무·방범·수사·교통·경비·정보·보안과등 각 부서가 보유하고 있는 컴퓨터 22대외에 1억여원의 경비를 들여 컴퓨터 39대(본서 12,파출소 27)를 추가로 구입했으며 본서에 주전산기용으로 펜티엄 586기종 1대도 설치할 예정이다. 또 공공정보열람을 위한 「대화방」이나 컴퓨터로 문서결재를 할 수 있는 전자결재 프로그램,문서관리를 위한 데이터베이스화작업 등도점진적으로 추진할 계획이다. 경찰의 한 관계자는 『지금까지 컴퓨터를 단순히 자료입력 및 문서작성기능으로만 사용,효율적 활용을 못한데다가 팩스에 의한 문서전송은 화질 및 수신상태가 불량해 재송신이 빈발했다』면서 『이번 온라인망구축은 단순히 문서전송이 편해졌다는 것보다는 일선 경찰업무가 이제 본격적인 사무자동화단계에 들어섰다는 의미가 크다』고 밝혔다.

◎30·20층 「형제건물」 전자결재 등 가능 「포항제철이 서울의 을지로에서 강남지역으로 자리를 옮겨 제2의 도약을 꿈꾼다」 포철은 19일 서울 을지로 금세기 빌딩에 입주한 포철 서울사무소와 포스코 개발,포스코 A&C 등 일부 계열사들이 20∼22일 강남구 대치동 새 사옥인 「포스코센터」로 이사한다고 밝혔다. 지난 92년 착공돼 올해 7월 완공된 강남 사옥인 「포스코센터」는 30층짜리 본 건물과 20층짜리 부속건물로 이뤄진 「형제빌딩」.연면적 5만4천7백평 규모이며 모두 2천8백억원의 공사비가 투입됐다. 「포스코센터」는 빌딩관리가 컴퓨터로 자동 제어되는 빌딩자동화 시스템은 물론 정보통신 및 사무자동화 시스템 등 각종 첨단기능이 총집합된 인텔리전트빌딩(정보화빌딩·일명 스마트빌딩)으로 설계돼 착공 때부터 큰 관심을 끌었다.특히 ▲PC통신망을 통해 모든 서류의 결재가 이뤄지는 전자결재 시스템 ▲국내외 각종 방송의 시청은 물론 영상 생중계도 가능한 쌍방향 CA­TV 시스템 ▲포항과 광양제철소,일본의 도쿄사무소와도 동시 회의를 열수 있는 영상회의 시스템 등을 완비하고 있어 국내 최첨단 빌딩의 하나로 평가받고 있다.

정부부처에 전국정보통신망을 이용하는 전자사무자동화시대가 시작됐다.정보통신부는 12일부터 전자우편을 통한 업무보고,전자게시판을 이용한 업무계획수립 그리고 각종문서의 전자결재에 들어갔다. 전자시대를 이끄는 부처이므로 정통부가 솔선해서 전자사무화에 나서는 것은 당연하다.그러나 컴퓨터로 모든 일을 한다는 것 자체가 사회를 보다 잘살게 하거나 잘되게 하는 것은 아니라는 측면이 있다.컴퓨터가 자료를 잘 정리해 보관해주고 빠르게 작업을 진척시켜주기는 하지만 안전성을 보장해주는 능력은 없다.전자적 「안전조치」는 더욱 불가능하다.결국 중요한 서류의 작성이나 결정일수록 컴퓨터로는 할 수 없다는 것이 분명해지고 있다. 미국 MIT대 컴퓨터교수이자 인공지능분야 개척자인 요제프 바이첸바움은 컴퓨터의 불안전성이 언젠가는 인류에게 재앙이 될 것이라고 우려하며 『나자신의 경우 정말 중요한 것은 컴퓨터시스템에 입력하지 않는다』고 말한다. 정부 행정문서들이 컴퓨터로 작성되려면 무엇보다 통제능력이 강화돼야 할 것으로 보인다.시행착오도 있을 것이다.컴퓨터에서의 시행착오는 종이 한장의 실수가 아니라 어떤 프로그램의 전면적인 파괴일 수도 있다는 위험을 갖는다. 오랫동안 유지해온 습관의 벽도 있다.10여년전만해도 컴퓨터사회는 「종이 없는 사무실」을 창조할 것이라고 묘사됐다.그러나 컴퓨터와 고속프린터는 이전보다 더 많은 종이를 쓰고 있다.전세계적으로 PC에 의해 소비되는 종이만 연간 1천1백50억장이라는 추산이 나와 있다.이는 종이 사용의 문제가 아니라,더 확실하게 확인하고 보관할 수 있는 것은 내손에 쥔 문서라는 감수성이 그렇게 쉽게 사라지는 것은 아니라는 것을 의미하는 것이다. 문서와 자료의 구분처리가 필요하다.계획수립과 결재,그리고 상당히 예민한 민원이나 산업적 사항의 문서에서는 컴퓨터사용이 합리적일 수 없다는 점에 유념해야 할 것이다.

◎정통부­전국정보통신망 오늘 가동/모니터이용 검색·수정/구두보고 생략… 사무능률 크게 향상 정부부처에도 첨단 정보통신망을 이용해 기안이나 결재,보고,문서접수 등을 처리하는 통합사무자동화시대가 열리고 있다. 정보통신부는 광화문청사 본부와 서울·부산·전남체신청 및 전산관리소에 구내정보통신망(LAN)을 설치하고 이를 초고속 전용회선으로 연결한 전국정보통신망(WAN)을 구축,12일부터 본격 가동에 들어간다. 정통부가 이날 개통하는 통합사무자동화 시스템은 ▲전자게시판을 이용한 업무 계획수립및 실적처리 ▲전자우편을 통한 업무보고 ▲각종 문서의 전자결재 ▲전자결재한 문서의 자동 저장·검색장치 등으로 이뤄져 있다. 이 시스템이 가동됨에 따라 앞으로 정통부의 주요업무 추진현황 관리,주간·월간 계획수립,각종 1일명령,기안,결재,문서접수및 발송,정책자료 보고,통계관리,공지사항안내,건의사항등이 모두 통신망으로 처리된다. 전자결재방식의 경우 기안자인 담당사무관이 전자결재시스템에 등록된 기안양식을 골라 문서를 작성하고 과장,실·국장,차관을 결재선으로 지정하면 과장은 모니터에 「결재문서 있습니다」라는 메시지를 보고 해당문서를 검색해 사인이나 반송,수정지시등을 하게 된다.과장을 거친 결재문서는 같은 방식으로 실·국장을 통해 결재권자인 차관에게까지 올라가게 된다. 이러한 과정에서 서류와 구두보고가 없어지는 것은 물론,결재를 위한 대기시간이 절약되고 우편에 의한 문서수발과정이 없어져 행정사무 능률이 크게 높아질 것으로 기대된다. 정통부는 이와함께 충청·전북·경북·강원·제주등 5개 체신청과 정보통신공무원교육원,중앙전파관리소,조달사무소등 4개 직할관서는 우선 단순 통신망으로 연결한 뒤 구내정보통신망을 단계적으로 구축해나갈 계획이다. 정통부의 한 관계자는 『사무자동화시스템의 구축은 정부기관의 의사결정및 소통과정에 초고속정보통신망이 어떻게 이용될 수 있는지를 보여주는 좋은 사례가 될 것』이라고 말했다.

정보통신부가 세종로시대를 마감하고 신문로시대를 열기 위한 「7일간의 이사작전」이 11일부터 개시됐다. 정보통신부는 국가사회의 정보화 주무부처로서 면모를 일신하기 위해 오는 18일까지 현재의 서울 세종로 한국통신 본사건물에서 신문로 1가 세안빌딩으로 청사를 옮기기로 하고 이날 첫짐을 나르기 시작한 것. 새문안교회 건너편에 내진설계로 신축된 세안빌딩은 지상 20층,지하 7층에 연면적 1만2천여평으로 이중 12층부터 20층까지 9개층 4천여평을 정통부가 사용하게 된다. 정통부는 지난 84년 체신부시절 현청사에 입주한 이래 업무량 증가로 기구와 인원이 계속 늘어난데다 특히 지난해말 조직이 확대 개편되면서 사무공간이 비좁아짐에 따라 청사이전을 추진해 왔다.현 청사 입주당시 조직은 1실4국18과에 직원수가 4백29명이었으나 지금은 2실5국28과에 5백56명으로 인원이 30%남짓 늘어났다. 정통부는 청사이전에 따라 부처의 최대과제인 초고속망구축사업 전담기구로 별도청사(광화문우체국 건물)를 써야 했던 초고속망구축기획단과 합방하게 된다. 청사이전은 또 한국통신과 같은 건물을 쓰던 통신사업 독점시대의 「동반자」로부터 통신사업경쟁시대에 걸맞은 「공정한 심판자」로의 변신을 꾀하는 계기가 될 것으로 보인다. 정통부는 청사이전과 함께 새 청사에 전자결재·전자우편·전자게시판·행정정보DB관리시스템등을 갖춘 구내정보통신망(LAN)을 개통,행정사무를 자동화하기로 했다. 또 본부와 각 지방체신청및 직할관서를 광역통신망(WAN)으로 연결하는 통합 사무자동화망을 위해 우선 서울·부산·전남 체신청 및 전산관리소에 LAN을 구축,연결하고 다른 관서는 단순통신망으로 연결한 후 단계적으로 LAN 구축을 확대할 방침이다.

정보통신부가 정부부처중 처음으로 서울 본청과 전국의 산하기관들을 컴퓨터통신망으로 상호 연결해 전자우편·전자결재등 전국 규모의 사무자동화를 실현하는 통합망구축에 나선다. 정보통신부는 세계화와 개방화에 대응,정보화를 통한 국가행정업무의 경쟁력강화를 위해 통합사무자동화 프로젝트를 추진키로 하고 지난달 입찰을 실시,LG정보통신을 망 공급업체로 정했다고 6일 밝혔다. 이 통합망은 우선 정통부 본부와 전산관리소(서울 구의동),서울·부산·전남등 3개 지방체신청에 각각 LAN(근거리통신망)을 구성하고 이를 WAN(광역통신망)으로 연결해 자동보고체제등을 갖춘 시범망을 구축,오는 7월 개통한다.

◎“LAN구축… 행정의 생산성 높일터” 우리나라의 생존과 번영을 위해 총체적인 국가전략인 「세계화」를 효율적으로 추진하기 위하여 정부는 3개월 전에 경제행정조직을 크게 개편하였고 그 상징으로 「재정경제원」이 출범하였다.이는 기획기능과 집행기능을 통합하여 재정정책과 금융정책의 효율적인 수행을 도모하고 예산정책과 조세정책을 효율적으로 연계함으로써 시너지효과를 극대화하여 국민경제의 발전에 기여하기 위한 것이었다. 재정경제원이 출범한 이후 전직원은 새로운 조직에 적응하고 새로운 인간관계를 형성하면서 보다 효율적인 업무수행을 위해 혼신의 노력을 다해 왔다. 그동안 재정경제원에 대하여 곱지 않았던 외부시선은 정책수립과정에서 흔히 있을 수 있는 관련부서간의 토의과정에서 제기된 이견을 내부갈등으로 오해하거나 중요한 경제정책을 종합·조정하는 과정과 예산·금융 등 한정된 자원을 배분하는 과정에서 타부처나 유관기관의 정책사항을 수용하지 못하는 경우 재정경제원이 독선적이고 비협조적이라고 비난한 데서 비롯된것으로 생각한다. 그동안 제기되었던 이유있는 일부비판에 대해서는 내부에서 겸허히 수용하여 개선해 나가고 있으며 타부처나 유관기관과의 업무협조에 있어서도 재정경제원 직원 모두가 이를 경청하고 긍정적인 검토자세를 가짐은 물론 합리적인 설득과 대안제시를 통해 적극적으로 문제를 해결해 나갈 것이다. 그리고 재정경제원은 전 사무실의 사무자동화와 문서관리에 「파일링 시스템」을 도입하였고 근거리통신망(LAN)의 구축으로 각종 자료와 정보를 「데이터 베이스」화하여 활용할 수 있는 기반을 마련하였으며 또한 전자결재와 전자우편도 가능하게 되는 등 행정의 생산성을 높이기 위해 지속적인 행정 혁신을 추진해 왔다. 새로이 출범한 재정경제원은 앞으로 자기혁신과 변화를 통하여 우리나라의 경제발전을 위해 헌신·봉사할 것이다.재정경제원에 대하여 국민 여러분의 많은 지도와 편달,그리고 성원을 간곡히 부탁드린다.

◎상반기중 한은 등과 정보교환도 재정경제원 직원들은 앞으로 서류를 갖고 상사들을 찾아다닐 일이 줄어들었다.각 실·국·과에 설치된 근거리 통신망(LAN)을 통해 결재를 받고 업무지시를 할 수 있게 됐기 때문이다. 재정경제원은 27일 홍재형 부총리가 집무실에서 LAN 가동에 따른 전 직원 당부사항을 컴퓨터를 통해 원내로 전파하면서 부분적으로 LAN을 가동했다. 각 부서의 업무 정보와 자료가 공유되는 체제를 갖춘 것은 물론 논란이 없는 단순 결재사항부터 모든 결재가 전자메일과 전자결재를 통해 처리된다.국회가 열릴 때마다 직원들이 국회에서 대기할 필요 없이 전자통신을 통해 답변자료 등을 주고받는 등 행정의 공백도 막게 됐다. 재경원은 지난 1월 말부터 2개월 동안 국세심판소를 포함한 5급 이상 전 직원들에게 개인용컴퓨터(PC) 4백49대를 지급하고 데이터베이스를 구축했다.국장급 이상 직원에는 개인 전산교습도 실시했다. 해커 침입에 대한 특수 보안장치가 마련되는 올 상반기중 통계청이나 한국은행 등 외부 데이터베이스와 전용회선을연결,각종 정보와 자료를 주고받을 방침이다.

◎연구단체·개인 등 매년 80억씩 지원 정보통신부는 초고속정보통신망의 응용기술개발을 위해 전국민을 대상으로 한 「자유공모방식」을 도입,국가연구기관은 물론 경제사정이 어려운 대학생과 교수,소규모 소프트웨어업체 등에 개발비를 지원하는 등 민간인의 참신한 아이디어를 적극 활용키로 했다. 정보통신부는 16일 「초고속정보통신 응용기술개발계획」을 마련,올해부터 97년까지 1단계 구축사업기간에 매년 80억원씩 모두 2백40억원을 출연하고 선정된 민간인의 과제는 건당 3천만원에서 최고 1억원까지 지원하겠다고 밝혔다. 또 국가연구기관의 경우 과제당 최대 2년간 2억원까지,비영리기관은 총연구비의 1백%,민간 소프트웨어업체 등 영리기관은 50% 이내의 범위에서 개발비를 지원할 계획이다.이와 함께 개발결과물에 대해서는 특허출원수속 등 사후지원도 한다. 공모대상은 초고속정보통신망을 통해 이용할 각종 응용서비스를 구현하는 데 필요한 응용소프트웨어 및 관련단말기부품 등이다.정보통신부는 이 가운데 올해에는 선도시험망에서 시연이 가능한 ▲교육분야(가정학습 등) ▲생활분야(전자복덕방·가격정보센터·홈쇼핑·민속요리백과·관광안내 등) ▲가정의료분야(의학상식·민간요법 등) ▲사무분야(전자우편·전자게시판·전자결재·전자비서·자동통역 등) ▲기타 참신한 아이디어를 실현하려는 응용분야 등의 과제를 선정할 계획이다.정보통신부는 아이디어공모를 위해 이번 달중 사업내용을 공고,2월에 과제제안서를 접수하고 3월에 평가선정을 거쳐 4월부터는 제안자가 본격개발에 나서도록 할 계획이다.

◎데이콤,롯데·미도파 등 30개 업체에 오늘부터 서비스/수주·발주 내역·납품등 모든 정보 자동교환/업무처리시간 크게 줄고 유통비용 대폭 절감 유통의 과학화를 통해 경비절감은 물론 유통경로를 획기적으로 개선한 유통·제조업체 전용 정보통신망이 등장했다. 데이콤은 지난해 4월부터 7억원을 투입,국내에서 처음으로 수주와 발주에서 대금결제에 이르기까지 모든 업무처리를 관련기업이 공동으로 이용토록 한 「유통VAN」의 구축을 완료하고 1일부터 30개 업체를 대상으로 서비스에 들어간다. 「유통VAN」시스템에는 롯데쇼핑과 미도파백화점을 비롯,해태유통·건영유통·한양유통·쁘렝땅백화점 등 12개 유통업체와 동양제과·롯데제과·남양유업·동서식품·빙그레·삼양사 등 18개 유명 제조업체가 대거 참여하고 있다. 「유통VAN」에서는 앞으로 이들 업체에 상품의 수,수주 및 발주정보의 자동교환,수·발주 내역 등을 한눈에 볼 수 있는 「수·발주 자동교환서비스」와 「상품정보서비스」를 제공한다.이와함께 납품계획 등을 담은 「납품정보서비스」,청구·지불정보의 자동교환과 지불지시 및 확인을 알려주는 「대금청구 정보서비스」,상품판매 및 신상품을 소개하는 「유통정보DB」,전자계좌 자동이체 등 금융관련 정보를 실은 「전자결재서비스」 등 다양한 부가서비스도 올해말까지 차례로 제공된다. 국내 「유통VAN」의 개통으로 유통·제조업체들은 독자적 전산망 구축에 따른 중복투자를 피할 수 있게 됐고 엄청난 유통비용도 대폭 줄일 것으로 보인다.뿐만 아니라 그동안 1주일씩 걸리던 수·발주 업무가 단 몇시간만에 처리되고 유통재고도 15% 수준으로 떨어져 유통시장 개방에 따른 국제경쟁력도 크게 높아질 전망이다. 특히 신속·정확한 수·발주처리와 적정재고유지,불필요한 인력감소 등으로 백화점은 연간 1천여만원,협력업체들은 1천4백만원씩의 유통경비를 절감할 것으로 기대되고 있다. 데이콤측은 『유통VAN을 현재 식음료와 잡화 중심에서 소비재 및 공산품까지 수용,종합유통정보망으로 확대하고 국가 및 국제표준안을 통한 물류망과 무역망 등을 구축함으로써 국내 관련망은 물론 해외전산망과도 연계할 계획』이라고 밝혔다.

◎화상문서에 도장·사인 PC로 작성된 문서를 화면에서 도장이나 서명을 해 결재하는 PC전자결재시스템이 13일 서울 중앙전화국에서 첫선을 보였다. 한국통신은 「종이없는 사무실」을 목표로 PC만 있으면 쉽게 이용할 수 있는 전자결재 시범시스템을 개발,시험운영을 거쳐 오는 12월 전국 전화국에 도입키로 했다. 이 시스템은 LAN(근거리통신망)을 갖추지 않은 상태에서 PC로 문서를 작성,디스켓에 담아 전달하면 결재자가 PC화면에 문서를 띄운 뒤 결재난에 도장이나 사인의 이미지를 넣어 결재하는 방식. 이를 위해 결재자는 스캐너(주사장치)를 이용해 도장이나 사인의 도형이미지를 PC의 하드디스크나 디스켓에 보관,결재시 패스워드(암호번호)를 입력하고 이미지를 꺼내 결재난에 표시하면 된다. LAN으로 연결된 전자결재시스템은 지난해부터 국내에 도입돼 외부무·삼성생명 등 10여개기관 및 기업이 시험운영중에 있다.

◎근거리통신망 활용,포항제철·한국통신 등서 실시/책임자,보고자료 화면으로 검토/비밀법호 입력·전자펜서명 승인/“업무처리 신속… 정보 저장·검색 등 관리 효율적” 사무실에서 컴퓨터의 이용이 보편화된 가운데 최근 컴퓨터로 각종 문서를 결재하는 전자(컴퓨터)결재가 확산되고 있다. 포항·광양·서울 등이 근거리통신망(LAN)으로 연결돼 있는 포항제철의 경우 자체적으로 문서를 송수신해 전자결재할수 있는 소프트웨어인 포스트 디 이(POST/D/E)를 지난 90년초 개발,92년 상반기에 포철 내부는 물론 협력업체에 실시한데 이어 올해부터는 해외 지사및 자회사에까지 확대 실시하고 있다.또 한국통신은 지난해 11월 제주사업본부 반송실에서 시범 운용돼 좋은 반응을 얻음에따라 지난 1월부터 전송실·기계실·시험실등 제주사업본부 전부서에서 실시하고 있다. 한국통신 업무개발실 OA추진국 손세백부장은 『사무직 업무사원들의 업무시간중 전체의 50%정도는 각종 문서작성및 관리에 소모할 뿐만 아니라 특히 결재를 받기까지 너무 많은 시간이 지체돼왔다』며 『각종 문서를 결재하기까지의 불필요한 시간을 단축하고 정보관리의 효율화및 효과적 활용을 위해 빠른 시간내 각종 문서의 생성·저장·유통·검색 등이 가능한 컴퓨터결재를 도입하게 됐다』고 설명한다. 「종이없는 사무실」을 만든다는 전자결재는 문서의 작성자나 결재하는 사람이 서로 만날 필요없이,작성자가 작성한 문서를 컴퓨터에 입력해 놓으면 결재권자가 필요한 시간에 컴퓨터를 작동시켜 검토,결재했다는 표시로 자신의 패스워드(비밀번호)를 입력하거나 전자펜으로 서명함으로써 이뤄진다. 따라서 전자결재는 일반결재에 비해 정보를 효율적으로 관리및 활용할수 있다.또 문서의 작성·저장·유통·검색 등이 빠르고 간편하다.결재과정의 복잡한 경로를 단순화시키므로 신속하게 업무를 처리할수 있다.문서작성자와 결재권자가 서로 바빠 만나지 못하더라도 문서작성자가 작성해 놓으면 결재권자가 편한 시간에 결재를 할수 있을 뿐만 아니라 내용을 확인한 후 결재권자의 의견첨부가 가능하다.문서의 기안자·관리자·최종 결재권자 모두에게 활용시간을 넓혀주고 종이자원도 절약할수 있다.또 사무직 사원들에게 보다 창조적이고 활동적인 업무에 종사하도록 유도할수 있는 것 등이 장점이다. 단점이 없는 것도 아니다. 문서작성자가 하급자이고 결재권자가 상급자로 볼때 동양적 사고방식으로는 문서작성자가 찾아오지 않고 컴퓨터로 전송해온다는 사실에 무례하다는 등의 부정적인 사고를 갖고 있을 수도 있다.일반 문서의 결재에 비해 문서가 작성돼 결재권자로 한번 송신된 것은 보안상의 문제 등으로 되돌려받기가 힘들어 수정하기 어렵다.또 원거리에 있을 경우 통신장애가 올수 있다는 것등. 손부장은 『전자결재의 확산 여부는 결재권자가 작성된 문서를 보고 이해하기 힘든 부분을 옆에 서있던 문서작성자로부터 직접 설명듣는 관행을 타파할수 있느냐에 달려있다』며 『현재 한국통신·포철 등에서 실시되고 있으므로 전자결재의 시대는 단지 시간의 문제 일뿐 멀지않아 현실화될 것』이라고 강조했다. 한편 한국전자통신연구소(ETRI)에서는 연구소 관내 문서및 메시지 전달기능을 갖춘 정보유통서비스 이데아(IDEA)를 지난 1월15일 개통,서비스하고 있으며 삼성데이터시스템은 지난해 10월부터 전자결재용 특별 소프트웨어인 스타스(STAS)를 개발,문서를 작성해 프린터로 뽑아 결재를 받고 있다.

◎“기존 패스워드식으로 「사기」 못막아”/비밀어 이용한 「암호체계」 곧 실용화/전자펜 온라인필적은 절대위조 불가능 「종이없는 사무실」구현을 위한 전자결재시스템이 새로운 연구과제로 각광을 받고 있다. 「종이 없는 사무실」이란 지금까지 종이를 매개로 이뤄져왔던 각종 문서작성·유통과정을 컴퓨터화,단말기상에서 온라인으로 실현시킴으로써 종이문서 없이도 업무를 진행시킬수 있게 한 전산화시스템 개념을 말한다. 「종이 없는 사무실」구현을 위해서는 문서작성은 물론 결재·등록·유통·검색등 모든 문서 진행과정의 전자화가 필수조건이다. 하지만 현재까지 기업내 근거리 통신망(LAN)이나 전자문서거래 시스템(EDI)등 「종이없는 사무실」구현을 위한 각종 시스템은 전자적인 결재과정이 해결안돼 사무실에서 완전히 종이를 몰아내지는 못한 상태. 전자결재시스템연구는 이같은 문제점 타개를 위해 연구소 기업등에서 활발히 진행되고 있다. 한국전자통신연구소(ETRI)시스팀운용실 정현수박사(선임연구원)는 『종전에도 패스워드방식등 전자결재시스템이 전혀 없는 것은 아니었다』고 말하고 『하지만 패스워드방식은 조회가 간단하고 실용적인 이점때문에 많이 보급되기는 했지만 해독이 쉬워 도용사례가 생기는등 문제점이 많아 다른 대안이 필요하게 됐다』고 설명한다.패스워드방식은 0에서 9까지의 숫자와 A부터 Z까지의 알파벳의 조합이므로 마음만 먹으면 다른 사람도 쉽게 알아낼 수 있어 사고방지를 위한 대책이 요구되기 시작했다는 것이다. 이에따라 새로운 전자 서명기술로 떠오른 것이 암호화시스템을 이용하는 방법과 전자펜으로 사인한 것을 조회하는 방법등 두가지. 암호화시스템은 비밀키를 이용해서 서명을 부호화한후 이를 소프트웨어적으로 풀수 있도록 하는 개념이다.소프트웨어 모듈만 얹어주면 되고 부호를 이용한다는 점에서 「소프트웨어 서명」혹은 「디지털 서명」이라고도 불리는 암호화시스템은 국내에서도 실용화가 시도되고 있는 단계이다. 이와는 달리 전자펜을 이용한 라인 서명기술은 아직 연구단계에 있는 보다 복합적인 기술. 정씨는 『전자펜 서명 조회는 필적을광학적으로 주사해 읽어내고 농도와 필적의 형태적 특징을 이용해 조회하는 오프라인방식과 특수펜을 이용해 서명할때의 필적과 필력,펜의 경도등의 시계열 데이타를 계측해 조회하는 온라인 방식등 두가지로 나뉜다』고 소개하고 『특히 온라인 서명의 경우 자필을 위필로 잘못 판정하는 제1종 오인은 어느정도 허용되지만 반대로 위필을 자필로 잘못 판정하는 일은 절대로 발생하지않아 이상적인 방법으로 각광을 받고 있다』고 말했다. 온라인 서명 시스템은 서명을 하기위한 전자펜과 태블릿판,펜의 경도 검출을 위한 광섬유센서,데이타 처리용 계산기및 디스플레이등으로 구성된다.조회방식은 서명할때의 센서출력으로부터 필력과 펜의 경도의 시간응답특성을 추출,미리 등록해둔 본인의 참조데이타와 비교해 본인인지 아닌지 여부를 가리는 방법이 사용된다. 정박사는 『온라인서명에는 기존 컴퓨터 장비외에 전자펜과 태블릿판,접속장치등이 추가로 필요,기술적인 문제와 함께 비용부담문제가 먼저 해결돼야할것』이라고 말하고 『따라서 온라인서명의 실용화 시기는 태블릿판에 기존의 자판을 대신 할 수 있는 기능이 추가되는 시기가 될것』이라고 내다봤다. 현재 컴퓨터업계는 각종 필기체인식 연구가 활발,「종이없는 사무실」 실현이 멀지않은 것으로 전망된다.

사람이 살아가는 과정은 의사결정의 연속이다.의사결정은 생각이나 마음을 결단하여 정하는 것으로 할것인가 말것인가를 선택하는 의지나 행위이다. 결과가 좋으면 성공적인 인생이 되고 나쁘면 실패한 인생이 되기 때문에 개인에 있어 의사결정은 인생의 성공여부를 결정한다. 기업도 마찬가지다.기업은 영리를 목적으로 한 집단으로 커뮤니케이션,문서처리,의사결정의 연속적인 활동으로 유지된다.의사결정은 기업이 지속적으로 성장 발전하기 위해서 매우 중요한 행위이다.기업환경의 변화도 급변하여 기술발전의 가속화,개방화와 국제화,정부통제와 지원의 축소,소비자 욕구의 고도화,정보소통의 원활화 등의 요인에 의해 경쟁은 더욱 치열해질 전망이므로 기업이 생존하기 위해서는 의사결정이 성공적이어야 한다. 의사결정의 요소는 정확성과 신속성이다.유용한 정보를 전 종업원이 공유하므로 정확한 의사결정을 할 수 있고,의사결정의 과정을 줄이므로 신속하게 할 수 있다.급변하는 기업환경과 성공적인 의사결정을 위한 지원 시스템이 등장했다.회사내 모든 컴퓨터를 근거리정보통신망(LAN)으로 연결하여 각종 정보를 공유함과 동시에 각종 문서를 컴퓨터 화면을 통해 직접 전송하고 결재하는 전자결재 시스템이 바로 그것이다. 기안자가 문서내용을 기안하여 근거리정보통신망을 통해 상급장에게 안건을 보내면 이를 보고 상급자는 패스워드를 입력한다.패스워드가 입력되면 결재도장이 즉시 나오고 결재도장을 입력하면 결재가 된다.최종 결재권자가 결재도장을 입력하면 결재번호가 저절로 매겨져 처리가 종료되고 정해진 장소에 보관되는 방식으로 장점이 여럿 있다.첫째,결재권자를 찾아 다닐 필요가 없어 사무처리 시간이 절약된다.둘째,그래픽 처리에 의한 결재도장으로 위조가 어렵다.셋째,결재가 진행되는 동안에 결재상황을 일목요연하게 볼 수 있다.넷째,정보를 공유하므로 의사결정 수준을 한 단계 향상시킬 수 있다.다섯째,신속한 정보 검색과 파일링 오류를 줄일 수 있다.여섯째,사무공간을 절약할 수 있고 통신기능을 보유하므로 지리적 불편이 해소된다.일곱째,문서처리와 의사결정이 신속·정확하다.