[공직문화를 바꾸자] ①전자시대의 대면 결재
조직마다 독특한 문화가 있게 마련이다. 공직사회는 이 점에서 유별나다. 공무원들은 새 정부가 들어설 때마다 덧칠하거나, 바꾸면서 그들만의 문화를 형성해 왔다. 긍정적인 것도 있지만, 부정적인 뉘앙스가 훨씬 강하다. 늘 ‘바꾸자.’는 움직임은 있지만, 여전히 고쳐지지 않는 것들이 많다. 그만큼 벽이 높고 보수적인 게 공직사회다. 참여정부들어 공공부문 혁신운동이 강하게 일고 있다. 공무원 스스로 개선해야 할 과제를 정해 놓고 실천하자고 한다. 그 중 하나가 문화를 바꾸자는 것이다. 조직의 근원인 문화가 바뀌지 않는 한 이런 움직임은 헛수고에 그칠 것이기 때문이다. 공직사회 안팎의 생생한 체험담을 통해 도려내야 할 ‘고질문화’의 실태를 살펴보고 개선점을 찾아본다.
●결재에 살고 결재에 죽는다
세종로 정부중앙청사에 근무하는 K서기관은 “공무원들은 기관장이나 상관의 결재가 없으면 움직이지 않는 게 관례”라며 “공직에선 결재가 업무의 시작이자 끝”이라고 거듭 강조한다. 상관에게 결재나 보고문서를 올릴 때는 그 어느 때보다 예의를 갖춘다. 시대가 많이 바뀌었지만, 여전히 상당수 공무원들은 상관의 사무실로 들어가기에 앞서 양치를 해서 입냄새를 없애고 옷 매무새도 세심하게 단장한다. 정부중앙청사 C국장은 “과거엔 담당자가 장관 결재를 받는 것이 매우 어려운 일이었다.”면서 “사무관때 장관결재를 받은 날 회식을 한 일도 있었다.”고 웃었다. 그는 이런 문화에 익숙해 있다보면 중요하지 않은 서류조차도 자발적으로 공개하기를 꺼리고, 최소한의 정보제공도 하지 않으려는 단점도 있다고 말한다. 상관에게 결재받기 전에 업무내용이 유출돼 혼줄이 난 경험이 종종 있으며, 이런 경험이 있는 공무원들일수록 더욱 몸을 사린다. 공무원 L씨는 “일상적인 업무협조도 결재받은 공문서 없이는 업무추진이 안 되며, 많은 공무원들이 끊임없이 날아드는 협조공문에 시달린다.”고 강조했다.
●보고서보다 더 중요한 예절
결재와 보고 과정을 보면 정말 공무원 조직은 ‘다르구나.’하는 생각이 든다. 관료적이고 권위적인 문화가 여전하다. 보고서나 결재서류의 맨 앞에는 상관이 알기 쉽게 요약본을 만든다. 중요한 부분은 형광펜으로 밑줄을 긋는 경우가 많다. 서류를 묶은 끈이나 철사가 외부로 보이지 않도록 묶음부분을 삼각띠로 처리한다.
중앙정부청사 공무원 H씨는 “박정희 대통령땐 박 대통령이 좋아하는 글씨체로 차트를 만드는 공무원이 있었는데, 이 공무원이 쓴 것이면 무엇이든 OK였다.”면서 “이 사람한테 차트를 부탁하려고 많은 공무원들이 줄을 선 기억이 난다.”고 에피소드를 들려준다. 또 다른 간부공무원은 “과거에는 보고서를 만들 때 보는 사람에게 예의를 지키는 차원에서 문서앞에서 맨 뒤까지 바늘로 구멍을 냈으며, 그 구멍에 맞추어 페이지를 붙였다.”면서 “요즘은 그런 정도의 정성은 쏟지 않는다.”고 귀띔했다.
●“전자결재는 느낌이 없다”
몇년전부터 공직에 전자결재가 도입되면서 공직내 결재문화도 변하고 있다. 그러나 23년을 공직에 근무한 행자부의 C국장은 “솔직히 전자결재로는 담당자의 의중을 제대로 헤아릴 수 없다.”며 시대변화에 적응의 어려움을 토로했다. 종이로 대면결재를 하다보면 기안서에 밴 담당자의 의중을 읽고, 궁금한 것을 묻기도 하고, 해당 공무원에 대해서도 파악할 수 있는데, 전자결재로는 아무런 느낌이 없다는 것이다. 컴퓨터에 익숙하지 않다보니 종이로 쉽게 수정할 것도 전자결재로는 수정에 어려움이 많아 간부일수록 종이결재를 선호하는 편이다. 반면 민간에 있다가 공직에 들어온 P씨는 정부가 전자결재율에 대해 관심을 갖다보니 오히려 업무량만 는 감이 있다고 하소연했다. 그는 “기관장 등 간부들이 전자결재에 익숙하지 않아 대부분의 행정절차와 보고가 종이와 대면결재로 이뤄지고, 이 과정이 마무리되면 다시 전자결재를 한다.”면서 “대부분이 비슷한 실정이며, 결과적으로 ‘보고는 서류로, 결재는 전자로’ 받으면서 소요시간만 더 늘었다.”고 답답해 했다. 또 “결재과정에 문구를 고치는 것이 흔한데, 컴퓨터상에서 문구를 수정하면 될 것도 상관들이 전자결재에 서툴다보니 말로 지시하고 서류상에 고치는 ‘원시적인’ 형태가 바뀌지 않고 있다.”고 아쉬워했다.
공직사회하면 이처럼 우선 떠오르는 게 ‘결재’와 ‘보고’다. 모든 조직이 마찬가지지만, 공직은 심한 편이다. 과거 권위주의 정권 때는 ‘차트보고’를 잘했다는 이유만으로 승승장구하는 경우가 비일비재했다. 거꾸로 보고 때 한번의 실수로 한직을 떠돌기도 했다.
시대가 변하면서 많이 개선됐지만, 공직에 몸담은 기간이 길수록 이런 문화에 익숙해져 있다. 행정자치부가 최근 ‘불필요한 일버리기’ 하나로 개선해야 할 과제를 각 국실로부터 받은 결과 ‘결재’와 ‘보고’의 개선을 우선적으로 꼽은 점은 눈여겨 볼 대목이다.
조덕현기자 hyoun@seoul.co.kr
■업무 1건 장관 결재받는데 평균 4.8일
업무 1건을 장관 결재까지 받는데는 얼마나 시일이 걸릴까. 물론 업무가 다양하기 때문에 결재받는 기간을 정형화·계량화하기는 어렵다. 업무에 따라 준비해야 할 서류와 절차가 다르고, 단계별로 관련자의 일정에 따라 차이날 수밖에 없다.
얼마전 행자부가 허성관 장관이 재직한 지난해 9월19일부터 올해 4월18일까지 7개월간의 ‘장관결재실태’를 분석한 결과는 이런 점에서 시사하는 바가 크다. 장관의 결재를 받으려면 건당 평균 4.8일이 걸렸다. 결재서류가 담당자의 손을 떠나 장관의 결재를 받기까지 시간이다. 계장→과장→국실장→차관보→차관 등 계선라인 5명과 협조 1명 등 평균 6명 이상의 단계를 거쳐야 했다.
장관이 결재한 것은 모두 601건이었다. 종이결재가 349건(58%), 전자결재가 252건(42%)으로 종이결재가 훨씬 많다. 특히 전자결재한 것 가운데 형식적인 절차인 상훈 등을 빼면 장관결재의 96%는 종이결재였다. 결재받는데 걸리는 평균기간은 4.8일이지만, 결재서류 작성을 위해 자료준비, 수정·보완 등에 걸리는 시간까지 포함하면 평균 10일 이상 걸렸다. 결재한 것 가운데 14%는 전결위임규정도 지켜지지 않았다.
참여정부들어 공무원들 사이에 개선 움직임이 거세다. 우선 5∼6단계에 이르는 결재단계를 2∼3단계로 줄이는 것을 추진하고 있다.
전자결재가 기안자의 의중을 파악하는데 어려움이 있다는 지적에 따라 행자부는 과장 이상 간부의 컴퓨터 앞에 영상모니터를 설치하고 있다. 결재과정에서 생기는 궁금증을 영상으로 직접 물어보고 답하도록 해 전자결재의 단점을 보완하자는 것이다.
곽결호 환경부 장관은 실무자와 간부들의 서면보고 부담을 덜어주려고 종종 전화로 업무를 챙긴다. 곽 장관은 “서류 한 장을 작성하더라도 장관에게 보일 문서라면 (담당자로선)엄청나게 신경쓰일 수밖에 없다.”면서 “업무경감을 위해 결재가 꼭 필요한 사안이 아니라면 굳이 서면보고를 받을 필요가 없지 않느냐.”고 반문했다.
조덕현기자 hyoun@seoul.co.kr
■기업선 ‘스피드 경영’… 종이결재 사라져
2000년 이후 ‘스피드경영’이 기업들의 화두가 되면서 ‘대면(對面)결재’나 ‘종이결재’는 사실상 사라졌다. 시간과 비용이 과다하게 들어갈 뿐 아니라 보안에도 문제가 있다고 봤기 때문이다. 대신 ‘전자결재’ 시스템이 정착됐다. 부족한 의사 전달은 이메일과 관련회의에서 보충한다.
전자서류 작성도 단순하다. 기업들은 인력과 시간낭비를 막기 위해 전자서류 작성에서도 분량이 A4용지 1∼2장을 넘지 않도록 하고 있다. 특히 과장급 이하 사원들은 전자서류 작성이 많지 않다. 보통 2∼3일에 1건 정도다. 결재보고서 작성에 대한 부담이 사실상 없는 편이다.
전자결재시스템은 완벽하게 구축돼 있다. 기업마다 사내 인트라넷의 전자결재시스템을 꾸준히 업그레이드하고 있다. 결재시스템은 기안자로부터 보통 3단계. 그러나 결재 관련 당사자가 아니더라도 진행 상황은 누구나 확인할 수 있도록 돼 있다. 쌍방형 커뮤니케이션 체체를 갖춘 것이다.
SK㈜는 사내 인트라넷인 ‘IOK’에서 3단계 결재시스템을 운영 중이다. 기안자가 결재담당자 2명을 지정해 올린다.50% 가량의 전자서류가 팀장급에서 최종 전결처리된다. 포스코는 스피디한 의사결정과 커뮤니케이션의 활성화를 위해 메일을 활성화시켰다. 메일기능을 활용해 웹 브라우저만 있으면 언제 어디서나 업무지시와 보고, 승인업무를 할 수 있다. 보고서를 화려하게 작성하는 것을 지양하고 필요한 사람에게 필요한 내용만 전달할 수 있도록 캠페인도 전개하고 있다.
삼성전자에도 대면결재 문화가 사라진 지 오래다. 결재과정을 10단계에서 3단계로 대폭 줄였다. 대신 관련부서 담당자는 진행 상황을 사내 인트라넷으로 수시로 확인 가능하다. 삼성 관계자는 “전자결재시스템 도입 이후 지역별 사업장을 찾아 다니며 받는 대면결재는 옛 문화가 됐다.”면서 “부족한 커뮤니케이션은 이메일 보고가 많이 활용된다.”고 설명했다.
LG도 사내망인 ‘LG이넷’으로 전자결재가 이뤄진다.20여개의 문서 포맷을 갖추고 있으며, 결재가 이뤄지면 담당자에게 자동으로 전달된다. 서류작성이 간단한 만큼 부족한 부문은 파워포인트 등 첨부 자료가 활용되고 있다.
김경두기자 golders@seoul.co.kr
![[결혼이야기]김관우(29·㈜탠코) 구수현(25·㈜탠코)](https://img.seoul.co.kr/img/upload/2004/11/10/SSI_20041110160939_V.jpg)
![[결혼이야기]이승환(29·㈜교원 홍보실) 배선영(26·㈜교원 편집부)](https://img.seoul.co.kr/img/upload/2004/11/10/SSI_20041110161006_V.jpg)
![[김영희 이혼클리닉] 연수 다녀오자 남편 사랑이 식었어요](https://img.seoul.co.kr/img/upload/2004/11/10/SSI_20041109185745_V.jpg)
![[일요영화]](https://img.seoul.co.kr/img/upload/2004/10/29/SSI_20041029182841_V.jpg)
![[공직문화를 바꾸자] ③ 하염없는 대기시간](https://img.seoul.co.kr/img/upload/2004/10/28/SSI_20041028175437_V.jpg)
![[공직문화를 바꾸자] ①전자시대의 대면 결재](https://img.seoul.co.kr/img/upload/2004/10/25/SSI_20041025181904_V.jpg)
