특허청 서비스 책자 배포
‘문제있는 민원인을 만드는 것은 문제있는 민원 담당 직원’ 특허청이 내린 결론이다.
특허청은 최근 전·현직 민원 담당 공무원 전원을 대상으로 ‘민원인이 문제가 있다고 생각하는 사례’에 대해 설문 조사한 결과,모두 38건 중 90%에이르는 34건이 직원 스스로 고객의 불만을 자초한 것으로 드러났다고 밝혔다.
특허청은 이에 따라 11일 ‘고객불만 사례 및 표준서비스 요령’이란 73쪽짜리 책자를 만들어 민원담당 공무원 등 모든 직원에게 배포했다.
민원 현장에서 활용토록 하는 교본인 셈이다.
책자에서는 ‘업무·서식의 복잡성’,‘직원의 업무처리 실수’,‘직원의응대 태도’ 등 민원인의 불만 사례 7개 유형과 이에 따른 표준서비스 요령등을 소개했다.
고객불만 사례로는 법규자체에 대한 불만이 가장 많았으며 ▲업무 또는 서식의 복잡성 ▲직원의 응대태도 ▲민원인의 요구 거절 ▲직원의 업무처리 실수 ▲심사결과에 대한 불만 ▲직원의 법규 미숙지 등을 꼽았다.
또한 직원들의 우월주의,권위주의,관심부족,소극성,불친절,복잡함,판에 박힌 언행 등도 고객불만의 요인이라고 지적했다.
이어 불만 고객을 문제가 있는 사람으로 간주하거나,고객에게 사과까지 할필요가 없다는 식의 태도,불만사항을 대수롭게 여기지 않는 자세 등 모두 ‘9가지 금기사항’을 명기했다.또 ▲불만 사항을 알려준 고객에게 진심으로감사를 표한다 ▲불만 사항을 해결한 뒤 만족여부를 확인하라 등 ‘불만 고객 응대를 위한 10가지 법칙’을 제시해 민원 담당 공무원의 인식변화를 주문했다.
박록삼기자 youngtan@